Какие сотрудники нужны для обеспечения работы интернет-магазина?

Существует определенный алгоритм, который поможет вам определиться, нужно ли уже нанимать сотрудников или это пока может подождать.

• Обеспечивайте решение задач, необходимых для эффективного функционирования вашего бизнеса. В каждом бизнес-сегменте существует ряд обязательных задач, выполнение которых обеспечивает его планомерное развитие, легальность работы и возможность успешно конкурировать на рынке.
• Следите за спросом и предложением. Одним из главных правил торговли является придерживание принципа регулирования спроса и предложения. Если спрос на реализуемые товары увеличивается, это означает, что вы можете увеличить предложение, и тем самым повысить объемы продаж.
• Нанимайте, как только поняли, что спрос превысил предложение или превысит его в ближайшее время. Когда спрос на ваши товары увеличился, и вы не можете обрабатывать его с помощью имеющихся сил, пора нанимать новых сотрудников. Вы можете сделать это заранее, если уверены, что спрос скоро обязательно превысит ваше предложение.
• Отслеживайте эффективность работы персонала. Еще до того, как вы наняли новых сотрудников, у вас должны быть разработаны четкие критерии оценки их производительности. Например, это может быть план продаж для менеджера по продажам. Оценивая бизнес-показатели и результаты работы сотрудника, вы сможете понять, насколько правильным было ваше решение о найме.
• Не бойтесь сокращения персонала. Если по каким-то причинам спрос на ваш товар упал или не достиг предполагаемых вами величин, а доходы от продаж начали снижаться, стоит задуматься о сокращении штата. Это поможет удержать компанию на плаву и повысить рентабельность бизнеса.

• Прием сотрудников в штат компании.
• Передача задач на аутсорс. Чтобы не озадачивать себя поисками сотрудников и не увеличивать постоянные затраты, владельцы магазинов привлекают сторонние компании или фрилансеров для решения задач, необходимых для эффективной работы сайта интернет-магазина. Это может быть служба доставки, которая будет заниматься развозом заказов, или колл-центр, где будут обрабатывать входящие заявки.

Скорее всего, вам потребуется совмещение обоих вариантов. Для каких-то целей будет действительно удобнее нанять стороннюю компанию, а какие-то задачи целесообразно поручить специально нанятому сотруднику.

Создайте свой продающий сайт или интернет-магазин на платформе beseller

Задачи и сотрудники необходимые для обеспечения работы магазина

Каждый бизнес уникален, поэтому перед тем, как нанимать работников или передавать выполнение задач на аутсорс, следует разобраться с бизнес-процессами, обеспечивающими его функционирование. Выстроив четкую цепочку действий, начиная от привлечения покупателей и заканчивая оформлением возвратов, вы сразу поймете, какие специалисты и в каком количестве вам необходимы.

Как правило, этим занимается непосредственный владелец магазина либо нанятый управляющий.

Обязанности: в обязанности руководителя входит организация бизнес-процессов, а также развитие магазина. Он отвечает за планирование работы всех сотрудников или отделов магазина и контролирует результаты работы. И естественно управляющий отвечает за конечный финансовый результат.

Требования: в большинстве случаев директор должен иметь высшее образование, желательно в сфере менеджмента или экономики. В идеале у него должен быть опыт управления бизнесом или интернет-магазином и знание основ маркетинга. У таких специалистов есть опыт в финансовом планировании, а также постановке задач для подчиненных. Кроме вышеперечисленных требований, у него должны быть актуальные знания об особенностях рынка сбыта и основных конкурентах. Также он должен иметь опыт в увеличении продаж. Помните, что чем выше уровень требования к специалисту, тем более высокую зарплату ему нужно будет платить.

Читайте также:

Ведение финансовой отчетности является очень ответственным занятием. Сотрудник может работать в офисе либо на аутсорсе, если объем документов не очень большой.

Обязанности: прежде всего, бухгалтер должен помочь определиться с системой налогообложения, чтобы сократить расходы на налоги и прочие издержки. Также он должен вести своевременный учет всех бухгалтерских документов, расходов и доходов и вовремя отчитываться в налоговой. В обязанности бухгалтера может входить и оформление товарных накладных, начисление зарплаты работникам, проведение операций через кассу.

Требования: бухгалтер, работающий с интернет-магазинами, должен досконально знать особенности бухучета, кадрового учета и налогообложения. Необходимо постоянно отслеживать изменения в законодательстве, чтобы магазин работал абсолютно легально и не попал под штрафные санкции. Кроме того, бухгалтер должен хорошо владеть ПК и уметь работать в специализированных программах учета.

На первых порах закупкой товаров может заниматься сам владелец магазина. Позже, когда бизнес начнет расширяться и возникнет необходимость постоянно искать новых поставщиков, эту работу можно доверить менеджеру по закупкам, категорийному менеджеру или менеджерам по продажам.

Обязанности: основными обязанностями менеджера являются своевременное пополнение запасов товара, выбор поставщиков с наиболее выгодными ценами и условиями поставки, а также ведение переговоров с ними. Кроме этого, сотрудником осуществляется отслеживание поставки товара, контроль качества приобретенной продукции и оформление сопроводительных документов.

Требования: работник должен иметь высшее образование, уметь работать с большими объемами информации и знать основные принципы логистики. Немаловажным является и умение вести переговоры, так как от этого часто зависят условия сделки. Грамотный специалист должен разбираться в ценообразовании и уметь работать с договорами. Иногда от работника могут потребоваться знания иностранного языка, чтобы закупать товар у зарубежных поставщиков.

Этим может заниматься менеджер по продажам, менеджер по закупкам либо категорийный менеджер.

Обязанности: в обязанности работника входит контроль остатков товара и своевременный заказ новой партии. Менеджер должен отслеживать, были ли выполнены обязательства перед поставщиком, и улаживать конфликты в случае необходимости.

Требования: сотрудник должен уметь общаться с людьми и быстро принимать правильные решения. Он должен знать условия контрактов подписанных с поставщиками и отслеживать их исполнение. Также работник должен контролировать сроки отгрузки товаров, их передвижение и правильность оформления документов.

Ассортимент товаров, предлагаемых интернет-магазином, зависит от:

• тематики магазина;
• сезонного спроса;
• действий конкурентов;
• предложений поставщиков.

На начальном этапе формированием каталога может заниматься сам хозяин магазина. Позже эту задачу передать менеджеру по закупкам или категорийному менеджеру.

Обязанности: анализ спроса на товары, а также отслеживание ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками и ближайшими конкурентами. Также работник должен периодически самостоятельно или при помощи продавцов и SEO-специалиста оценивать спрос на группы товаров в планировщике Google Adwords либо Yandex Wordstat.

Требования: основным требованием является способности находить и анализировать большие объемы данных, статистику продаж и делать правильные выводы на их основе. Также работнику необходимо уметь работать с планировщиками ключевых слов.

В зависимости от масштаба бизнеса и объемов продаж, сбором и анализом данных о конкурентах занимается руководитель бизнеса, менеджер по закупкам, категорийный менеджер или менеджеры по продажам.

Обязанности: специалист должен регулярно анализировать предложения и цены поставщиков и конкурентов. Также аналитик принимает участие в формировании и коррекции цен на товары, предлагаемые в интернет-магазине. Наряду с этим, сотрудник должен регулярно выносить предложения по оптимизации работы с поставщиками, ассортиментной матрицы и подходов к формированию цен.

Требования: грамотный специалист обязательно должен иметь опыт работы в несколько лет по данному профилю. У него также должен быть опыт анализа больших объемов данных и построения информативных отчетов. Специалист должен быть продвинутым пользователем Excel, таблиц Google и других программ для проведения аналитики.

В любом интернет-магазине тексты, фото- и видеоматериалы играют чрезвычайно важную роль для:

• поисковой оптимизации;
• привлечения и удержания потенциальных покупателей;
• повышения конверсии.

Чем больше полезной информации на сайте, тем больше покупателей вы сможете привлечь в интернет-магазин. Полезный, информативный контент вызывает доверие и лояльность посетителей сайта и, соответственно, повышает вероятность того, что потенциальный покупатель оформит заказ именно у вас. Контентом сайта и всем, что с ним связано, занимается контент-менеджер самостоятельно или совместно с копирайтером, интернет-маркетологом и SEO-специалистом.

Обязанности: контент-менеджер должен постоянно работать над:

• обновлением и наполнение товарного каталога;
• карточек товаров;
• созданием и публикацией новостей и статей в блог.

Если в магазине есть внештатные сотрудники (фотографы, копирайтеры), контент-менеджер должен постоянно контролировать их работу и формировать технические задания. В небольших магазинах контент-менеджер также может работать над разработкой акций, распродаж и других маркетинговых предложений.

Требования: в первую очередь, сотрудник должен быть грамотным, так как он отвечает за тексты на сайте. Также контент-менеджер должен быть ответственным и исполнительным, поскольку на него возлагается достаточно много реально важной работы. Если он взаимодействует с другими специалистами, то должен уметь организовывать работу других людей и находить с ними общий язык. В некоторых случаях от контент-менеджера требуется знание основ интернет-маркетинга и поискового продвижения, если он будет принимать участие в продвижении товаров и магазина.

Знание HTML, приложений для обработки иллюстраций, опыт работы с системами администрирования сайтов (CMS) является обязательным требованием.

За привлечение и удержание клиентов отвечает интернет-маркетолог. Маркетинг крайне важен для интернет-магазинов, ведь без посетителей у вас не будет продаж. Так как понятие маркетинг включает множество областей, то часто в начинающие интернет-магазины нанимают одного интернет-маркетолога, который может привлекать удаленных подрядчиков для выполнения конкретных работ.

1. Реклама и продвижение товаров на торговых площадках. Эта задача, как правило, не отдается на аутсорс и выполняется маркетологом.
2. Контекстная реклама. Эту функцию можно поручить внутреннему или стороннему специалисту по контекстной рекламе.
3. Поисковая оптимизация. Оптимизацией сайта занимается SEO-специалист.
4. Новости и статьи для блога. Тексты для блога и новости обычно пишут сторонние копирайтеры. Кроме хорошего владения русским языком, они должны быть ответственными и пунктуальными, чтобы сдавать работы в срок.
5. Таргетированная реклама. Таким типом рекламы занимается работающий в компании или привлекаемый SMM-специалист.
6. Ведение аккаунтов в социальных сетях. Этой работой занимается специалист по SMM.
7. Разработка баннеров и других рекламных материалов. Эти функции передаются дизайнеру, который должен создавать изображения и баннеры для промо-материалов в фирменном стиле магазина.

Читайте также:

Непосредственно с покупателями работает менеджер по продажам. На первых порах эту функцию может выполнять сам владелец интернет-магазина, но по мере роста количества заявок и продаж придется нанять одного или нескольких сотрудников.

Обязанности: главной задачей продавцов является общение с клиентами, принятие и оформление заказов. Он должен самостоятельно принимать входящие звонки, отвечать на письма по электронной почте или формам быстрой связи на сайте. При необходимости сотрудник должен консультировать клиентов и помогать в выборе подходящего товара. Менеджер обязан сопровождать клиента до момента покупки и общаться с ним даже после завершения сделки для формирования лояльности к магазину.

Требования: менеджер по продажам обязательно должен знать технологии продаж и уметь работать по скриптам. Если этих знаний нет, можно проводить тренинги. Кроме того, опытный работник должен уметь работать с возражениями клиентов и уметь предлагать дополнительные товары. Чтобы успешно работать в продажах, сотрудник должен быть коммуникабельным, позитивным и находчивым. Это поможет ему быстро выходить из нестандартных ситуаций и удерживать покупателей.

Эту задачу, как правило, выполняют менеджеры по продажам.

Обязанности: прием и обработка, фиксация входящих звонков или писем клиентов. Оперативная обратная связь и помощь клиентам в удовлетворении их потребностей.

Требования: отличное знание ассортимента интернет-магазина и потребностей клиентов в определенном сегменте. Для работы с людьми требуются доброжелательные и коммуникабельные сотрудники. Консультант должен уметь работать по скриптам или иметь желание научиться этому. Работник должен быстро запоминать наименования товаров и ориентироваться в специфике каждого из них, чтобы оказать помощь клиенту в кратчайшие сроки.

Постоянная и системная работа с базой потенциальных и реальных клиентов помогает повысить их лояльность и количество повторных продаж. Наполняют и актуализируют клиентскую базу менеджеры по продажам, а накопленную информацию используют: руководитель бизнеса, маркетолог и конечно сами менеджеры. История заказов покупателей позволяет высылать им выгодные предложения, сезонные скидки и другие вовлекающие, полезные и продающие материалы.

Обязанности: сбор данных о покупателях ненавязчивым и удобным для них способом (формы заказов, заполнение анкет, опросники, данные из соцсетей и т.д.), фиксация информации по заказам и запросам клиентов.

Требования: работник должен уметь работать с CRM-системами, Excel, таблицами Google и другими программами для ведения учета покупателей.

В небольших магазинах подготовкой заказов часто занимается менеджер по продажам или владелец бизнеса. Позже, когда объем заказов увеличивается, эта функция перекладывается на менеджера по заказам.

Обязанности: основными обязанностями сотрудника является отслеживание оформленных заказов и их своевременная подготовка для отправки. Если покупка включает несколько предметов, то их собирают в один заказ. Также в обязанности менеджера входит упаковка товара в соответствии с требованиями перевозчика и отслеживание доставки заказа.

Требования: менеджер по заказам должен обладать расторопностью и оперативно подготавливать заказы к отправке. Важно, чтобы сотрудник был ответственным, так как в его задачи входит отслеживание успешной доставки заказов всем клиентам. Особенно это важно, когда доставка осуществляется через почту наложенным платежом.

Как правило, согласованием сроков доставки и планированием доставки курьерской службой занимается менеджер по продажам или менеджер заказам.

Обязанности: сотрудник должен связаться с покупателями любым удобным способом и согласовать график доставки. Чаще всего магазины доставляют товары в определенные дни, о чем необходимо сказать клиенту. Если же доставка осуществляется на следующий день, менеджер должен уточнить, удобно ли это покупателю. Уточнив все детали всех заказов, работник должен составить график доставки и передать его курьеру.

Требования: менеджер должен быть хорошим координатором и предлагать наиболее оптимальные сроки доставки заказа. Это будет выгодно не только покупателям, но и самому магазину, так как позволит сократить расходы на развоз заказов. Также сотрудник должен обладать коммуникабельностью.

Такие документы, как накладные, чеки и гарантийные талоны, может подготавливать либо бухгалтер, либо менеджер по продажам. Часть документов, например, накладные, может подготавливать кладовщик, если в магазине имеется склад.

Обязанности: сотрудник обязан вовремя подготавливать накладные, чеки и прочие документы до того, как заказ будет отправлен. Он должен знать особенности оформления необходимых , чтобы действовать в рамках законодательства. После подготовки документы необходимо передавать курьеру, который будет доставлять заказы.

Требования: работник должен обладать внимательностью и усидчивостью, чтобы оформлять бумаги без ошибок. Кроме того, он должен быть в курсе всех изменений в законодательстве, чтобы документы были легальными.

Если магазин не очень большой, то доставкой занимается его владелец. Но по мере роста количества заказов, этим начинает заниматься курьер. Часто интернет-магазину выгодно делегировать доставку заказов сторонним организациям, имеющим большой автопарк и развитую сеть пунктов самовывоза. Но если вы не хотите доверять процесс доставки другим организациям, то будет необходимо нанять сотрудника.

Обязанности: курьер обязан доставлять товар клиенту на тот адрес, который укажет покупатель. Также в его обязанности входит принятие оплаты через терминал либо наличными. Часто от курьеров требуется хорошее знание ассортимента магазина и характеристик товаров. Это может пригодиться, когда клиент захочет уточнить у него какие-то детали. Также курьер является человеком, который представляет магазин, поэтому он должен поддерживать положительный имидж компании.

Требования: прежде всего, курьер должен иметь водительские права и иметь стаж вождения. Также он должен уметь обращаться с кассовым аппаратом и терминалом. Что касается личных качеств, то в сотруднике ценятся пунктуальность, честность, ответственность и коммуникабельность. Хорошо, если курьер обладает грамотной речью, что производит хорошее впечатление на клиентов.

Если вы торгуете с собственного склада, со временем вам может понадобиться кладовщик.

Обязанности: прием и подсчет товара, его хранение и последующая выдача. Также кладовщик обязан проверять документы, которые присылают вместе с товаром. В его задачи входит перемещение товаров по складу и обеспечение их сохранности. Кроме того, в задачи кладовщика входит составление отчетности, которая нужна для контроля товара. В некоторых случаях работник отвечает за сбор заказов и оформление накладных и других документов.

Требования: чаще всего от кладовщиков не требуется большой опыт работы и наличие высшего образования. Работник должен проявлять внимательность, ответственность, умение работать в команде и оперативность. Часто сотрудник должен уметь работать в программах Word и Excel, чтобы заполнять отчетные документы, а также уметь управляться со складской техникой.

Крайне важно, чтобы работа сайта была быстрой и бесперебойной. Техническую поддержку ресурса может осуществлять как штатный специалист (программист, системный администратор), так и сторонняя команда. Как правило, интернет-магазины создаются на специализированных CMS или платформах, и их разработчики обеспечивают поддержку работы сайтов и консультируют клиентов. Тем не менее многие крупные магазины имеют одного или нескольких своих специалистов по техподдержке.

Обязанности: главной обязанностью сотрудника является быстрое решение технических проблем в работе сайта, а также обеспечение безопасного хранения данных. Он должен своевременно исправлять сбои в системе, а также противостоять атакам, которые устраивают хакеры или конкуренты.

Требования: в идеале работник должен иметь высшее техническое образование в сфере ИТ. Также у него должен быть опыт в решении вышеперечисленных проблем. Кроме того, важна оперативность и внимательность специалиста, так как от этого зависит сохранность данных и работа сайта в целом.

Рынок электронной торговли и требования к онлайн-площадкам, со стороны потенциальных покупателей и поисковых систем, не стоят на месте. Если ваш сайт, в момент его открытия, полностью соответствовал актуальным требованиям рынка, не факт, что через год вам не потребуется привлекать программистов для изменения существующих функциональных возможностей или разработки и внедрения новых. Задачи, связанные с изменением или созданием новых функций, решаются с привлечением работающих в компании или сторонних разработчиков (программистов).

В качестве постановщика задач могут выступать владелец бизнеса, управляющий или интернет-маркетолог. Зачастую, в компаниях существует позиция менеджер проекта — специалиста отвечающего за координацию действий всех подразделений или сотрудников, связанных с развитием и продвижением продающего сайта. В этом случае он также может ставить задачи разработчикам. Крайне желательно, что бы задачи ставил и принимал один человек. Это позволяет избежать возникновение противоречивых требований и сократить временные и финансовые затраты связанные с развитием проекта.

Обязанности: внесение в код сайта изменений необходимых для создания новых или изменения существующих функций, в соответствии с требованиями представителей заказчика. Тестирование и обеспечение бесперебойной работы сайта.

Требования: наличие опыта и глубокое знание языков программирования, технологий и CMS используемых при создании сайта. В идеале, постоянное ведение сайта клиента.

Итого: список должностей сотрудников

Рассмотрев все задачи необходимые для эффективной работы и конкурентного развития онлайн-магазина, мы можем выделить приведенный ниже список должностей. Понятно, что только открыв интернет-магазин, нереально нанять в штат или даже найти и пригласить к сотрудничеству такое количество специалистов-фрилансеров или компаний-партнеров. Но помните, лидеры онлайн-торговли когда-то начинали с нуля. Важно понимать с какими задачами вам придётся столкнуться и грамотно планировать и распределять свои силы и ресурсы. Для успешного старта вам необходимы: удачно выбранная ниша, хорошие поставщики, качественный контент и отличный сервис!