Сбор значений показателей в Business Studio

Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.

Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio.

Создание рассылки

Создание рассылки выполняется в справочнике "Рассылки" (Главное меню → Справочники → Все справочники → Классы → Рассылки → кнопка Выбрать) (Рис. 2).

В Окне справочника рассылок необходимо создать новый объект нажатием на кнопку Новый . На экране будет открыто Окно свойств созданной рассылки. На Рисунке 3 приведен пример Окна свойств рассылки с заполненными параметрами.

Для рассылки необходимо указать настройки, в соответствии с которыми будет выполняться рассылка. Для этого в параметре "Настройки" (см. Рис. 3) необходимо выбрать при помощи кнопки объект из справочника "Настройки рассылки" (Рис. 4).

Если в этом справочнике еще нет ни одной настройки, необходимо создать новую настройку, заполнив все необходимые параметры, например, как показано на Рисунке 5.

В тело рассылаемых писем вставляется содержимое отчета. Это содержимое формируется на основе отчета справочника "Отчеты объектов" (Главное меню → Отчеты → Отчеты объектов), который необходимо указать в качестве значения параметра "Отчет" в Окне свойств рассылки (см. Рис. 3).

В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (Окно справочника → папка "Шаблоны отчетов" → папка "ССП"), предназначенных для подстановки в тело письма рассылок ответственным за ввод значений:

Пример письма, тело которого формируется на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)", приведен на Рисунке 7.

Во всех отчетах указывается рабочий период, который был задан в Business Studio на момент формирования письма. Поэтому, если необходимо собрать фактические значения показателей за определенный период, следует сначала задать рабочий период в параметре "Рабочий период" в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя → вкладка Дополнительно), а затем сделать рассылку ответственным за ввод фактических значений.

В Окне свойств рассылки (см. Рис. 3) в параметре "Тема письма" необходимо указать тему, которая будет являться темой писем, сформированных на основе этой рассылки. Параметр "Тип рассылки" используется для фильтрации рассылок по темам. Значение этого параметра выбирается при помощи кнопки из справочника "Тип рассылки".

В Окне свойств рассылки на вкладке Файлы (см. Рис. 3) указывается список объектов справочника "Файлы рассылок" (Рис. 8). На основании этих объектов создаются файлы, вкладываемые в рассылаемые письма.

В письма, рассылаемые ответственным за ввод значений показателей, вкладываются файлы в формате MS Excel, которые представляют собой отчеты в формате MS Excel, сформированные в Business Studio.

В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (Окно справочника → папка "Шаблоны отчетов" → папка "ССП"), предназначенных для использования в качестве вложения в письма рассылок ответственным за ввод значений:

В Окне свойств файла рассылки, который создается на основе отчета, сформированного Business Studio, должны быть заполнены следующие параметры:

В базе данных Business Studio создано три файла рассылки в справочнике "Файлы рассылок" (см. Рис.8), предназначенных для использования в рассылках ответственным за ввод значений:

Выполнение рассылки

Рассылку ответственным за ввод значений можно выполнить:

При выполнении рассылки из Окна справочника "Физические лица" от выделенных физических лиц будет предложено выбрать рассылку из справочника "Рассылки". На основе выбранной рассылки будет создан объект справочника "Выполненные рассылки" и откроется его Окно свойств (Рис. 11). Для настройки автоматического заполнения параметра "№ док-та" можно воспользоваться нумератором. Подробнее работа с нумераторами описана в главе Руководство пользователя → Нумераторы классов. Рекомендуется убедиться, что в Окне свойств рассылки на вкладку Список рассылки попали все нужные физические лица. После этого необходимо нажать на гиперссылку Выполнить рассылку, что приведет к выполнению рассылки писем на электронные адреса, указанные в контактах выбранных физических лиц. В качестве электронного адреса физического лица используется тот контакт, для которого значением параметра "Тип контакта" является "E-mail" или "Электронная почта". При необходимости аутентификации перед началом рассылки будет выдано окно для ввода логина и пароля.

Заполнение файла MS Excel

Значение показателя вносится в колонке Фактическое значение или в колонке Плановое значение в зависимости от того, для заполнения каких значений был выслан данный файл ответственному за ввод значений.

Если показатель имеет периодичность "день", а отчитываться по нему нужно раз в неделю, то пользователь должен самостоятельно создать соответствующее количество строк с нужным показателей в файле MS Excel.

Импорт значений показателей

Для осуществления импорта значений показателей в справочнике "Пакеты импорта" (Главное меню → Главная → Все справочники → кнопка Показывать всё → Классы → Справочники импорта → Пакет импорта → кнопка Выбрать) созданы пакеты импорта:

Перечисленные пакеты импорта предназначены для импорта значений показателей, но не самих показателей. К моменту запуска импорта показатели, значения которых планируется загружать с помощью этих пакетов, уже должны быть созданы в базе данных.

Окно справочника "Пакеты импорта" приведено на Рисунке 13.

Для импорта значений показателей в Business Studio администратор системы запускает автоматический импорт при помощи пункта меню Запустить Автоимпорт (Главное меню → ССП → Запустить Автоимпорт) (Рис. 14). В поле Каталог с файлами для обработки указывается та папка, в которую ответственные за ввод значений сохраняют файлы с заполненными значениями, а в поле Пакет импорта при помощи кнопки выбирается пакет импорта.

Те файлы, значения из которых были импортированы без ошибок, переносятся системой Business Studio в специальную папку "Обработанные" (Рис. 15). Эта папка создается автоматически.

Если при импорте значений показателя из файла возникли ошибки, то этот файл переносится системой Business Studio в папку "Ошибки с логом". Эта папка создается автоматически.