Справка об итогах мониторинга объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 год

Мониторинг объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 год – тема НИР, которая выполнялась ВНИИДАД в 2012 г. в рамках реализации Федеральной целевой программы «Культура России» в соответствии с государственным контрактом от 22 мая 2012 г. № 53.

Мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти (далее – ФОИВ) ведется институтом на протяжении последних пяти лет, за это время были получены и обобщены данные за период Полученные за этот период данные дают представление не только об объемах документооборота, но и позволяют проследить динамику изменений объемов документооборота, как в целом по ФОИВ, так и по отдельным ведомствам, по отдельным документопотокам, включая документы на бумажном носителе и электронные документы.

В процессе мониторинга объемов документооборота ФОИВ в 2012 году особое внимание было уделено получению достоверных данных о выполнении конкретных мероприятий по переходу ФОИВ на безбумажный документооборот (план мероприятий утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р.)

В ходе выполнения темы были получены данные о количестве внутренних документов, созданных как электронные подлинники и данные о количестве разработанных и утвержденных электронных шаблонов/унифицированных типовых форм для создания документов исключительно в электронной форме (как электронных подлинников).

Цель исследования – получение объективных данных об объемах документооборота, структуре документопотоков ФОИВ, использовании в деятельности ФОИВ электронных документов, в том числе поступающих и отправляемых по системе МЭДО, через официальный электронный адрес ФОИВ, получение данных о реализации внешних коммуникаций ФОИВ с помощью технологии межведомственного электронного взаимодействия.

Основные задачи исследования:

сбор и анализ информации по объектам мониторинга за 2011 г. по отдельным документопотокам;

сопоставительный анализ данных по группе ФОИВ – постоянных объектах мониторинга за весь период наблюдения

анализ причин (факторов), повлиявших на изменение объемов документооборота в 2011 г.;

анализ данных о количестве создаваемых и поступающих электронных документов, в том числе с использованием электронной подписи.

Для сбора данных использовалась разработанная ВНИИДАД анкета, позволившая получить количественные данные по основным документопотокам на бумажном носителе (поступающие, отправляемые и внутренние) с учетом групп корреспондентов, а также данные об объемах документации, пересылаемой с использованием системы МЭДО, через официальный электронный адрес ФОИВ и по системе межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ) ФОИВ.

Анкета рассылалась по списку, включающему 79 ФОИВ, ответы были получены от 60 ФОИВ, что составляет 86%.

При сравнительном анализе результатов мониторинга за 2011 и 2010 годы использовались данные 49 ФОИВ, представивших данные за указанные годы.

Данные об объеме документооборота в 2011 г. по 49 ФОИВ, представивших сведения, по основным документопотокам (поступающие, отправляемые, внутренние) в сравнении с данными за 2010 г. в обобщенном виде представлены в таблице 1.

Общий объем документооборота (документы на бумажном носителе) по 49 ФОИВ, включенным в таблицу, составил:

в 2010 г. – 5 871 445 документов,

в 2011 г. – 6 166 545 документов.

Увеличение в 2011 г. по сравнению с 2010 г. составило 5,03%.

В ходе мониторинга были получены данные, позволяющие проанализировать динамику изменений объемов документооборота по отдельным документопотокам и группам корреспондентов. Сопоставимые данные (поступающие и отправляемые документы) по группам корреспондентов были получены от 45 ФОИВ, данные представлены в таблице 2.

Анализ данных свидетельствует о том, что сокращение объемов документооборота отмечается во взаимодействии ФОИВ с вышестоящими органами (0,55%), депутатами Государственной Думы и членами Федерального Собрания (29,21%), с различными сторонними организациями (0,02%).

Увеличение объемов документооборота отмечается во взаимодействии органов власти с территориальными органами в субъектах Российской Федерации, подведомственными организациями (22,58%), иными органами власти (0,21%), а также во взаимодействии с гражданами (14,89%).

Для сравнения данных об объемах документооборота за 2007–2011 годы была сформирована выборка, в которую включены ФОИВ, регулярно (ежегодно) представлявшие свои данные в период с 2007 по 2011 годы по всем группам документов. В выборку вошли 31 ФОИВ. Данные представлены в таблице 3.

Таким образом, по 31 ФОИВ, составившим выборку для сравнительного анализа за период произошло общее увеличение объемов документооборота на 39,57%.

Динамика изменений общих объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти за период (31 ФОИВ) представлена в Диаграмме 1.

По данным проведенного исследования общий объем документооборота документов на бумажном носителе по 49 ФОИВ, входившим в репрезентативную выборку в 2010 г., составил 5 871 445 документов, в 2011 г. – 6 166 545 документов. Общий объем документооборота на бумажном носителе в 2011 г. по сравнению с 2010 г. увеличился на 5,03%. В 2011 году (по данной выборке) по сравнению с 2010 годом отмечается снижение объема документооборота внутренних документов на 7,82%.

Общий объем документооборота (поступающие, отправляемые, внутренние) документы на бумажном носителе по всем ФОИВ (60 объектов) в 2011 г. – 11 136 435.

Общий объем поступающих и отправляемых документов по системе МЭДО и электронным адресам ФОИВ составляет – 2 591 690, что составляет 26,31% от общего объема поступающих и отправляемых документов на бумажном носителе (9 849 360).

Общее количество внутренних документов, созданных и используемых исключительно в форме электронных документов, составляет – 143 733.

Общий объем поступающих и отправляемых документов по СМЭВ составил – 5 395 610.

Общий объем поступающих, отправляемых и внутренних документов, подписанных простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной электронной подписью составил – 817 361.

Увеличение объемов документооборота отмечается практически во всех ФОИВ, Исключение составляет документооборот ФОИВ на бумажном носителе с вышестоящими органами власти, членами Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и иных представительных органов, с другими организациями где наблюдается некоторое сокращение объемов документации. Значительное увеличение объемов документооборота дает взаимодействие ФОИВ с территориальными органами и подведомственными организациями и гражданами.

В ходе исследования выявлены причины (факторы) изменения (увеличения, сокращения) объемов документооборота. К основным причинам роста объема документооборота специалисты служб делопроизводства ФОИВ относят:

рост количества обращений граждан – отметили 40 объектов;

возможность обращения в ФОИВ по информационно-телекоммуникационным каналам (электронная почта, интернет-сайта органа власти, Портал госуслуг) – отметили 34 объекта;

осуществление согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов (помимо системы МЭДО) – отметили 30 объектов;

изменение действующего законодательства, принятие новых законодательных актов – отметили 28 объектов;

рост количества обращений граждан в процессе осуществления государственных функций и оказания государственных услуг – отметили 23 объекта;

изменение структуры ФОИВ – отметили 23 объекта;

количество подготовленных и внесенных в Правительство РФ проектов нормативных правовых актов – отметили 22 объекта

В процессе исследования были получены данные об организации регистрации документов в СЭД ФОИВ.

Полученные результаты исследования показывают, что в 18 ФОИВ существует централизованная форма организации делопроизводства, в 26 ФОИВ документы регистрируются децентрализованно (в структурных подразделениях), а также применяется форма регистрации, при которой входящие документы регистрируются централизовано, в службе делопроизводства, а исходящие – по месту создания в структурных подразделениях (6 объектов). По 7 объектам получены отрицательные ответы, 3 объекта данные не представили.

Таким образом, можно сделать предположение о том, что не вся регистрируемая документация отражается в учетных формах службы делопроизводства и попадает в анкеты.

При анализе полученных данных, в целом, возникает вопрос об их достоверности и сопоставимости в связи с тем, что сотрудники служб делопроизводства конкретных ФОИВ пользуются различными методами регистрации документов и учета объемов документооборота, а методика, рекомендованная в свое время Единой государственной системой документооборота (ЕГСД), а затем Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), нуждается в развитии с учетом современных технологий создания документов, классификации и идентификации документов с применением информационных систем электронного документооборота.

Наряду с разработкой методики учета объемов документооборота актуальной является задача разработки методов упорядочения документооборота и контроля за документооборотом ФОИВ, прежде всего, со стороны служб делопроизводства. Основным направлением разработки методов упорядочения документооборота должна стать более жесткая регламентация процессов документирования деятельности органов власти, упорядочения видового состава применяемых документов, регламентация их формы, что становится особенно актуальным в условиях электронного документооборота и перехода на безбумажный документооборот.