Загрузка приходной накладной в 1С Управление торговлей 8 из в Excel

В таких случаях многие заказывают соответствующие обработки у собственных штатных программистов, фирм-франчайзи или сторонних разработчиков, но это дополнительные расходы и время.

Как быть, если по различным причинам такой возможности нет?

У каждого пользователя профессиональной версии 1С:Предприятие 8 подобная обработка уже есть! На диске ИТС!

Типовая обработка «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», находиться в разделе «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».

Обратите внимание, начиная с Февраля 2010 г. на диске ИТС данная обработка для конфигураций на платформе 8.1 находиться в другом разделе: «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Платформа 1С:Предприятие 8.1» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».

Загрузка данных в 1С из Excel. Загрузка приходной накладной в 1С Управление торговлей 8 из в Excel

Довольно часто в практике возникают ситуации, когда необходимо перенести данные в программу 1С из таблицы Excel, например, загрузить справочник номенклатуры из прайс-листа или Приходную накладную из Расходной накладной поставщика в электронном виде присланной по e-mail.

Необходимость автоматического обмена особенно актуально, когда число элементов, которые необходимо вводить составляет десятки, сотни или даже тысячи, и ручной ввод такого объема данных является довольно трудоемкой работой. Одним необходимо загрузить данные один раз только при начале работы с программой, другим требуется ввод больших объемов данных постоянно в силу технологии своей работы.

Естественно нам хотелось бы избежать этих напрасных потерь сил и драгоценного времени в наш век электронного документооборота.

В таких случаях многие заказывают соответствующие обработки у собственных штатных программистов, фирм-франчайзи или сторонних разработчиков, но это дополнительные расходы и время.

Как быть, если по различным причинам такой возможности нет?

У каждого пользователя профессиональной версии 1С:Предприятие 8 подобная обработка уже есть! На диске ИТС!

Типовая обработка «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», находиться в разделе «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».

Обратите внимание, начиная с Февраля 2010 г. на диске ИТС данная обработка для конфигураций на платформе 8.1 находиться в другом разделе: «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Платформа 1С:Предприятие 8.1» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».

Обработка от самой фирмы 1С, является универсальной и позволяет загружать данные в любые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8, в любые справочники, документы и реестры сведений из файлов формата *.xls (Excel), *.mxl, *.txt, *.dbf.

Возможности обработки очень большие и в рамках одной статьи осветить все возможные варианты использования не представляется возможным. Рассмотрим только наиболее частые и востребованные примеры.

Пример 1. Загрузка справочника номенклатуры в 1С:Бухгалтерию 8 из прайс-листа в Excel. Перейти Пример 2. Загрузка справочника номенклатуры в 1С:Управление торговлей 8 из прайс-листа в Excel. Перейти Пример 3. Загрузка приходной накладной в 1С:Управление торговлей 8 из Excel Пример 4. Загрузка справочника физических лиц в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 из Excel (скоро)

В работе торгового предприятия часто возникает ситуация, когда загрузить в программу 1С необходимо Приходную накладную из Приходной накладной или Счет-фактуры поставщика, присланной в электронном виде по e-mail. Рассмотрим, каким образом можно решить подобную задачу с помощью типовой обработки «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», которая идет на диске ИТС

Пример 3. Загрузка приходной накладной в 1С:Управление торговлей 8 из Excel

Имеются исходные данные:

• Приходная накладная поставщика в Excel «НакладнаяОнлайнХимСнаб.xls» — Microsoft Office Excel 97-2003 (.xls) См.рис 1.
• Типовая конфигурация Управление торговлей Ред.10.3, релиз 10.3.10.4, платформа 8.2 (8.2.10.77)
• Необходимо загрузить в документ «Поступление товаров и услуг» наименования товаров, количество и цены.

Рис.1 Расходная накладная поставщика в Excel.

Для того чтобы из Расходной накладной поставщика можно было загрузить данные в Приходную накладную вашей программы 1С:Управление торговлей 8 возможно понадобиться подготовить форму файла для загрузки, удалив пустые, незначащие и не нужные для загрузки строки из середины и в конце табличной части документа.

Идентификацию элементов в данном примере будем проводить по артикулам, т.к. идентификацию по «наименованию» считаем не самым надежным способом, в связи с тем, что трудно обеспечить 100% соответствие написания наименований в справочнике номенклатуры вашей программы 1С и в электронной форме расходной накладной вашего поставщика (учитывая сокращения, пробелы, знаки препинания, символы, служебную информацию и т.д.). Кроме этого, в справочнике номенклатуры вашей базы данных не должно быть дублирующих элементов с одинаковыми названиями. Поэтому коды товаров в электронной накладной (в печатной форме накладной колонка «Код») должны соответствовать артикулам элементов справочника номенклатуры в вашей программе 1С:Управление торговли 8. Само собой разумеется, что все товары из приходной накладной уже должны существовать в справочнике номенклатуры. Если в накладной есть новые позиции, которых ещё нет в программе, то перед загрузкой накладной необходимо их ввести вручную, или в автоматическом режиме. Инструкция по загрузке номенклатуры описана в предыдущей части нашей серии статей «Загрузка данных в 1С из Excel. Часть 2. Загрузка справочника номенклатуры в 1С:Управление торговлей 8 из прайс-листа в Excel».

Используем типовую обработку «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», которая идет на ИТС.

1. Запускаем программу 1С

2. Для запуска обработки выбираем пункт меню «Файл»>«Открыть».

3. В открывшемся окне находим файл обработки, который располагается на диске ИТС в каталоге \1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UploadFromTableDocument

Если предварительно вы скопировали файл обработки на свой компьютер, то можете выбрать его.

4. Устанавливаем «Режим загрузки» — «Загрузка в табличную часть».

5. В поле «Ссылка» выбираем «Поступление товаров и услуг».

После этого в том же самом поле «Ссылка» снова нажимаем на кнопку выбора

Открывается журнал документов «Поступление товаров и услуг».

6. Создаем Новый документ (кнопка «Добавить») или, при необходимости, можно выбрать уже существующий документ, в который мы хотим добавить новые элементы. В поле «Контрагент» выбираем организацию поставщика, в нашем примере «ОнлайнХимСнаб»

Нажимаем «Ок» и сохраняем пока пустой документ.

Теперь выбираем этот новый сохранённый документ из журнала в строке «Ссылка».

В поле «Табличная часть» выбираем «Товары».

7. В закладке «Табличный документ» нажимаем кнопку «Открыть файл», в появившемся окне выбора находим каталог, в котором у нас находиться Накладная поставщика в Excel из которого мы планируем загружать данные в 1С.

Первоначально файл может не отобразиться. Установите Тип файла «Лист Excel (*.xls)»

Выбираем наш файл

Обратите внимание, как загрузилась накладная. Печатная форма имеет довольно сложную структуру, для этого используется форматирование с объединением ячеек. При преобразовании в простую таблицу колонки неизбежно «поедут», «поплывет» ширина и местоположение колонок, появиться много пустых ячеек или ячеек с дублирующей или ненужной информацией, и наоборот — некоторые колонки с необходимыми данными могут оказаться скрытыми или слишком узкими. Здесь необходимо быть очень внимательным и отыскать столбцы таблицы с необходимой информацией.

8. Открываем закладку «Настройка» и настраиваем параметры загрузки.

«Первая строка данных табличного документа» — смотрим нашу накладную, отбрасываем шапку, данные для загрузки начитаются с 25-ой строки — ставим «25»

Для удобства режим отображения «Нумерация колонок» установим «Ручная нумерация колонок»

В строке «Номенклатура» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — искать будем по Артикулу, поэтому в нашем примере ставим «11», в колонке «Искать по» выбираем «Артикул».

В случае, если идентификация по Артикулу невозможна (например, нет артикула или артикулы, используемые в вашей системе не совпадают с кодами поставщика) можно попробовать идентифицировать ТМЦ по наименованию. В этом случае в колонке «Искать по» выбираем «Наименование», «№ Колонки табличного документа» — устанавливаем номер колонки с наименованиями (в нашем примере было бы «3»). Но имейте ввиду, что при использовании идентификации по наименованию вы должны быть на 100% уверены, что наименования элементов справочников номенклатуры в вашей программе 1С полностью совпадают с наименованиями в печатной форме вашего поставщика, с учетом возможных сокращений, пробелов, знаков препинания, символов и служебной информации. Кроме этого, в вашей базе данных не должно быть дублирующих элементов с одинаковыми названиями. В противном случае лучше отказаться от автоматической загрузки и остановиться на ручном вводе документов.

В строке «Количество» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с количеством, в нашем примере цифры с количеством указаны в колонке «25».

В строке «Единица измерения» в поле «Режим загрузки» выбираем «Вычислять». В поле «Выражение» пишем алгоритм на встроенном языке программирования 1С. Например, такой код:

В строке «Цена» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с ценами, в нашем примере «27».

В строке «Сумма» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с суммой — «40».

В строке «Ставка НДС» выбираем режим загрузки «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию» выбираем необходимую ставку, в нашем примере «18%».

В строке «Склад» выбираем режим загрузки «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию выбираем склад, на который будем приходовать ТМЦ, в примере «Главный склад»

В строке «Коэффициент» выбираем режим загрузки «Устанавливать» — в нашем примере нет товаров, Единицах измерения которых отличалась бы от «шт.» (например, упаковки, ящики и т.д.) и которые необходимо было бы пересчитывать в другую Единицу измерения при оприходовании, поэтому в колонке «Значение по умолчанию» устанавливаем значение коэффициента равное «1».

В строке «Сумма НДС» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с суммой НДС — в нашем примере «38».

В результате в нашем примере параметры настройки выглядели следующим образом:

Нажимаем «Загрузить», на запрос подтверждаем «Да»

Если загрузка пройдет нормально, то по результатам будет выдано сообщение об успешной загрузке.

9. Открываем документ «Поступление товаров и услуг », в который загружали данные (кнопка с изображением лупы в строке «Ссылка»)

10. Проверяем документ. Если всё в порядке нажимаем «Ок» и проводим документ.

Товары должны оприходоваться.

Для проверки можно посмотреть «Ведомость по товарам на складах», «Ведомость по партиям товаров на складах» или из текущего документа открыть «Регистр накоплений „Закупки“ (Кнопка „Перейти“ >> Движения документа по регистрам»).

Если в будущем планируется использовать данную процедуру загрузки данных с такими же настройками параметров загрузки, то рекомендуем сохранить текущие настройки. Для этого нажмите кнопочку «Сохранить настройки» и понятно назовите текущую настройку, например, «Загрузка Приходной накладной из Excel».

В следующий раз сможете загрузить сохраненные настройки, нажав на кнопку «Восстановить настройки» и выбрав нужную из списка.